- ارکان سند
طبق تعریف ماده ۱۲۸۴ ق.م، که در تعریف سند به معنی خاص می‌گوید: «سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد»، دلیلی سند محسوب خواهد شد که دارای دو رکن و شرط اساسی باشد:
گفتار اول- رکن شکلی
منظور از سند در حقوق، نوشته است وگرنه تمام ادله‌ی اثبات دعوی سند تلقی می‌شدند. پس با این قید، تمام ادله‌ای که به صورت مکتوب در نیامده است از تعریف سند خارج می‌شود.
آوردن قید کتبی بودن در تعریف سند کاملاً ضروری است، برخلاف برخی که بر این عقیده هستند که چون کتبی بودن سند صفت ذاتی و لاینفک سند است و آوردن صفت کتبی بودن برای سند قیدی زائد است. چرا که اولاً برای تعریف لفظ سند از لحاظ منطقی، لازم است که جنس آن مشخص باشد و جنس سند نیز نوشته شود. ثانیاً لفظ سند به معنای عام گاهی اوقات شامل دلایل گفتاری و غیر نوشته، مثل اقرار لفظی و امارات نیز می‌شود. به عنوان مثال، هنگامی که گفته می‌شود فلان حدیث دارای سند معتبری است مقصود این است که سلسله راویان عادل و معتمدی این حدیث را از معصوم علیه‌السلام نقل کرده‌اند. یا درجایی که گفته می‌شود سند شما بر صحت ادعایتان چه می‌باشد مقصود این است که قراین و اماراتی برای شما بر صحت ادعاء موجود است.
بند ۲ ماده ۱۲۵۸ ق.م که اسناد کتبی را در زمره دلایل اثبات دعوی آورده است، اشاره به معنی خاص سند دارد که با قید کتبی از مفهوم عام سند یا دلیل جدا می‌شود. پس، نباید قید کتبی را در این ترکیب حشو و قبیح پنداشت؛ و به همین مناسبت در قوانین جدیدتر هم قید کتبی برای سند تکرار شده است. بنابراین اولین رکن سند مکتوب بودن آن است که در قانون هم ذکر شده است.
شهادت‌نامه
اصولاً نوشته‌ای در محاکم مورد استناد طرفین دعوی قرار می‌گیرد که دلیلیت داشته باشد، و آن نوشته، سند می‌باشد؛ مگر اینکه قانونگذار در این مورد استثنایی قائل شده باشد.
تنها فرضی که قانون مدنی، به منظور اخراج نوشته‌ای از زمره اسناد، تصریح کرده، تنظیم شهادت‌نامه است که شخص یا گروهی اطلاعات و مشاهدات خود را، درباره‌ی عمل یا واقعه‌ای که در آن دخالت نداشته‌اند، در نوشته‌ای می‌آورند.
ماده ۱۲۸۵ قانون مدنی ایران از شهادت‌نامه نام می‌برد و می‌گوید شهادت‌نامه سند محسوب نمی‌شود و فقط اعتبار شهادت را خواهد داشت. قانون مدنی شهادت‌نامه را تعریف نکرده است و این اصطلاح هم در کتب فقهی، با آنکه مضمون آن از مصداق، اقرار و شهادت، و شهادت بر شهادت خارج نیست، ولی با معنی و شکل خاص آن وجود ندارد. مطابق تعریف قانون مدنی ایران شهادت‌نامه هم ممکن است شهادت کتبی شاهدی باشد که واقعه‌ای را دیده یا شنیده، و چون خود این شاهد در دسترس نیست شهادت‌نامه‌ی او را در محکمه ارائه می‌دهند، و هم ممکن است معنایی وسیعتر داشته باشد، یعنی به همان معنایی بکار می‌رود که در حقوق خارج رایج است، و آن این است که، کسی که در مسئله‌ی علمی یا اجتماعی بصیرت و اطلاعی جامع دارد، و اطلاع او در محکمه بکار می‌آید و می‌تواند راهنمای محکمه یا اصحاب دعوی باشد، یا اصولاً برای آنکه حقیقت را در یک امر علمی یا اجتماعی به محکمه ابراز کند آنچه درباره‌ی آن مسئله می‌داند در نامه‌ای می‌نویسد و پس از امضای ذیل آن، امضای خود را به تصدیق دفتر اسناد رسمی یا مقام صالح دیگر می‌رساند، و آن نامه را به محکمه می‌فرستد یا به یکی از اصحاب دعوی می‌دهد. قانون مدنی ایران که می‌گوید این شهادت‌نامه سند نیست، اگر صرفاً این شهادت‌نامه حاکی از امر خصوصی باشد، مثلاً نویسنده‌ی شهادت‌نامه بر حقانیت یکی از اصحاب دعوی، یا بر بی‌گناهی متهمی گواهی دهد، این شهادت‌نامه به اندازه یک گواهی معتبر است، ولی اگر نویسنده‌ی شهادت‌نامه دانشمندی باشد که تحقیقات او در مسائل علمی یا اجتماعی حجت باشد، شهادت‌نامه ممضی به امضای او را می‌توان سند پنداشت. ولی چون اغلب شهادت‌نامه‌ها مربوط به واقعه‌ای است فردی، یا اگر هم مربوط به واقعه‌ای جمعی باشد، نویسنده‌ی شهادت‌نامه فقط مشهودات عادی خود را می‌نویسد، قانون ایران هم بدین معنی توجه داشته است که شهادت‌نامه را فقط از نظر اعتبار مانند شهادت فرض کرده است.
- کریمی، عباس، ادله‌ی اثبات دعوی، نشر میزان، تهران، چاپ دوم ۱۳۸۸، ص ۱۲۶.
- واژه‌ی سند به دو معنی عام و خاص بکار رفته است:
به معنی عام، سند عبارت از هر تکیه گاه و راهنمای مورد اعتماد است که بتواند اعتقاد دیگران را به درستی ادعاء جلب کند، خواه نوشته باشد یا گفته و اماره و اقرار؛ چنان که گفته می‌شود فلان خبر یا حدیث دارای سند معتبر است و مقصود این است که شخصیت‌های معتبر و مورد اعتمادی آن را نقل کرده‌اند. همچنین است وقتی که گفته می‌شود فلان سند تاریخی درباره رویدادی ارائه شد، یا ادعای خواهان مستند به دلیلی نیست … و مانند اینها؛
به معنی خاص، نوشته‌ای است که، در مقام اثبات دعوی یا دفاع از آن، می‌تواند راه وصول یا واقعیت باشد. در این معنی دیگر سند مرادف با دلیل و مدرک نیست؛ چهره خاصی از آن مفهوم عام است که به صورت نوشته در آمده و مکتوب است نه منقول. (کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۲۷۵).
- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۲۷۵. این در جواب بعضی از حقوقدانان است ذکر آن را حشو می‌دانند: «…وصف سند به کتبی در ماده ۱۲۵۸ که سابقاً ذکر شد حشو قبیح است و صفت کتبی یا غیر کتبی راجع به دلیل می‌تواند باشد نه سند».
شایگان، سید علی، حقوق مدنی ایران، نشر میزان، چاپ دوم، ۱۳۷۹، جلد اول، ش ۲۲۳.
- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۲۷۷.
- شهادت‌نامه ترجمه لغت Affidavit است که به عربی آن را شهادت یا اقرار کتبی به قسم می‌گویند، یعنی گواهی یا اقرار کتبی با قید سوگند. فرهنگ حقوقی انگلیسی شهادت‌نامه را چنین تعریف می‌کند: شهادت‌نامه بیان یا شرح کتبی واقعه‌ای است که با سوگند یا تصدیق آزادانه کسی که این واقعه را شرح می‌دهد همراه است و این سوگند یا تصدیق در مقابل مقامی ابراز شده است که قانوناً حق دارد کسی را سوگند دهد یا تصدیقی از او بخواهد. در حقوق فرانسه شهادتی وجود دارد که معادل همین Affidavitاست که آن را شهادت کتبی با سوگند می‌نامند، و این شهادت را به ثبت هم می‌رسانند.
- حسینی نژاد، حسینقلی، همان، ص ۶۴.
