- تنظیم سند توسط دفاتر اسناد رسمی
علاوه بر اداره‌ی ثبت، اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود رسمی است. قانون، دفاتر اسناد رسمی را دفاتر اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری می‌داند که برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی، طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می‌شود.
بر اساس ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران «دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می‌شود. سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است». نمونه‌های مشهور دفاتر اسناد رسمی عبارتند از: دفاتر رسمی اسناد و دفاتر ازدواج و طلاق.
ماده ۴۹ قانون ثبت وظایف سردفتر را معین می‌کند که عبارتند از:
۱- ثبت کردن اسناد مطابق مقررات قانون؛
۲- دادن سواد مصدق از اسناد ثبت شده به اشخاصی که مطابق مقررات حق گرفتن سواد دارند؛
۳- تصدیق صحت امضاء؛
۴- قبول و حفظ اسنادی که امانت می‌گذارند.
بند سوم- تنظیم سند توسط سایر مأمورین رسمی
غیر از اسنادی که در ادارات ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شوند، بقیه‌ی اسنادی که توسط مأمورین رسمی تنظیم می‌شود، در این قسم قرار می‌گیرد. مثل شناسنامه، گذرنامه و…
تنظیم سند توسط مأمور رسمی، برای رسمی شدن سند کافی نمی‌باشد، و برای اینکه سند رسمی به حساب بیاید باید دارای شرایط زیر باشد:
الف- تنظیم سند بوسیله‌ی سایر مأمورین رسمی دولت
سند زمانی رسمی می‌باشد که بوسیله‌ی مأمور رسمی در مدت مأموریت او تنظیم گردد. منظور از مأمور رسمی کسی است که از طرف مقامات صلاحیت‌دار کشور برای تنظیم سند رسمی معین شده باشد، خواه مستخدم دولت باشد یا غیر مستخدم. بنابراین کسی که به این سمت از طرف مقامات صلاحیت‌دار کشور تعیین نشده و یا از خدمت معاف شده و یا انتظار خدمتش به او ابلاغ گردیده، رسمی شناخته نمی‌شود و اسنادی را که پس از آن تاریخ تنظیم شده‌اند سند رسمی نمی‌باشد، اگرچه کسی هم از رسمی نبودن او آگاه نباشد. اطلاع مأمور به معافیت از خدمت یا انتظار خدمت خود قبل از ابلاغ رسمی آن، موجب سلب صلاحیت او نمی‌گردد و رسمی شناخته می‌شود. همچنین است هرگاه معلوم شود مأمور رسمی در زمان انجام مأموریت، یکی از شرایط استخدام را فاقد بوده است.
مانند کسی که سن لازم برای استخدام را دارا نبوده ولی استخدام شده است، بنابراین عملیات چنین مأموری در حدود مأموریتش صحیح است، اگرچه به علت مزبور هم از خدمت معاف شود.
ب- صلاحیت مأمور در تنظیم سند
مأموری که سند بوسیله‌ی او تنظیم می‌گردد باید صلاحیت تنظیم آن را داشته باشد. این صلاحیت را قانون برای مأمور مشخص نموده است.
صلاحیت مأمور رسمی بر دو قسم است:
۱- صلاحیت نسبی
صلاحیت نسبی عبارت از حدود اختیارات مأمور است نسبت به امری که از طرف مقام صلاحیت‌دار به او محول گردیده، خواه از حیث قلمرو «مکان» یا «زمان» باشد و خواه از حیث «وضعیت حقوقی اشخاصی که سند برای آنان تنظیم می‌گردد». مثلاً کسی که از اداره‌ی آمار و ثبت احوال مأموریت ثبت متوفیات بیگانگان حوزه تهران را دارا می‌باشد، صلاحیت ندارد که در خارج از تهران به ثبت متوفیات بیگانگان بپردازد یا در حوزه تهران متوفیات اتباع ایران را ثبت کند، والا اینگونه اسناد خارج از صلاحیت نسبی مأمور صادر شده است و رسمی محسوب نمی‌گردد.
سمتی که مأمور رسمی نسبت به تنظیم اسناد دارد ناشی از شخصیت او نیست؛ از مأموریتی است که قانون به طور مستقیم یا بوسیله‌ی مقام صالح دیگر به آنان داده است. پس، اگر مأموری معلق از خدمت یا منتظر خدمت یا بازنشسته شود و در آن حال به تنظیم سندی بپردازد، آن سند اعتبار سند رسمی را ندارد و «در صورتی دارای امضاء یا مهر طرف باشد» عادی است. (ماده ۱۲۹۳ ق.م).
اما شرط دیگری نیز در خصوص صلاحیت محلی وجود دارد که کمتر مورد توجه و دقت قرار گرفته و در آن طبیعت مال مورد ثبت از نظر منقول بودن یا غیر منقول بودن، دخالت دارد. طبق قاعده کلی، در خصوص ثبت اموال منقول، صلاحیت مأمور، کافی برای رسمی بودن سند است. مثلاً معاملات مربوط به ماشین پلاک اصفهان می‌تواند در دفترخانه اصفهان ثبت شود. اما در خصوص اموال غیر منقول اینگونه نیست، یعنی باید حتماً در حوزه ثبتی محل وقوع آنها به ثبت برسند.
۲- صلاحیت ذاتی
صلاحیت ذاتی، صلاحیت مأمور است در نوع امری که به او محول گردیده. مثلاً مأموری که برای ثبت دفتر املاک معین شده، آن مأمور فقط برای انجام آن امر صلاحیت دارد و برای انجام امور دیگر مانند ثبت سند در دفتر اسناد رسمی یا تنظیم سجل احوال یا دادرسی صلاحیت نخواهد داشت.
علاوه بر دو شرط مذکور در مورد مأمور تنظیم‌کننده‌ی سند رسمی لازم است دو نکته را یادآور شویم، یکی اعلام عقیده‌ی شخصی مأمور و دیگری تأثیر شرایط قانونی و عمومی برای مأمور رسمی:
ج- اعلام عقیده شخصی مأمور
اظهار مأمور رسمی در صورتی از آن امتیاز استثنائی کامل برخوردار می‌شود که ناظر به رویدادهای مادی و در حدود صلاحیت او باشد. اعلام عقیده شخصی مأمور، به ویژه اگر در صلاحیت و در حدود وظایف او نباشد، ممکن است به عنوان شهادت و در قلمرو ارزیابی دادرس مورد توجه قرار گیرد یا اعلامی تلقی شود که، بدون نیاز به ادعای جعل بتوان خلاف آن را اثبات کرد؛ به عنوان مثال، در وصیت‌نامه یا وقف‌نامه‌ای که بوسیله‌ی سردفتر نوشته می‌شود، او اعلام می‌کند که موصی یا واقف در کمال صحت عقل و رضایت کامل به انشاء عمل حقوقی پرداخته است. ادعای مخالف این گفته، که بر مبنای استنباط سردفتر از ظاهر رفتار شخص امضاءکننده اظهار شده است، نیازی به ادعای جعل ندارد و مدعی حجر موصی یا واقف می‌تواند خلاف آن را بر طبق قواعد عمومی اثبات کند. همچنین است موردی که سردفتر نسبت به مرغوب بودن نمونه‌ی ابراز شده و بهای آن اظهار می‌کند، در حالی که به وظیفه او در تنظیم سند ارتباط ندارد. در این فرض، شهادت او همانند شاهدان عادی است که می‌توان به سادگی خلاف آن را ثابت کرد و سرانجام، دادگاه باید نسبت به اعتبار و ارزش آن تصمیم بگیرد.
- بعضی از دادگاه‌های فرانسه بر آنند که جهل عمومی به آن، عیب سند را جبران می کند. این نظر مطابق اصول قضایی معمول در ایران نمی‌باشد و سندی که او تنظیم نماید رسمی محسوب نمی‌گردد.
صالح احمدی، سعید، مقاله نقش و جایگاه اسناد در ادله‌ی اثبات دعوی در نظام حقوقی ایران،۱۳۸۸.
- صالح احمدی، سعید، همان.
- صالح احمدی، سعید، همان.
- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۲۹۲.
- دیانی، عبدالرسول، ادله‌ی اثبات دعوی در امور مدنی و کیفری، انتشارات تدریس، تهران، چاپ اول، ۱۳۸۵، ص ۱۴۲ و ۱۴۳.
- صالح احمدی، سعید، همان.
- یعنی با اینکه جدای از وظیفه‌ی او در تنظیم سند می‌باشد ولی سند رسمی محسوب خواهد شد.
- کاتوزیان، ناصر، همان، ص ۳۰۹.
